Le preguntás al proveedor cómo va el proyecto y te dice que va bien, que están al 70%. La semana siguiente sigue al 70%. A la otra, al 75%.
Vos no sabés si eso es cierto, porque no tenés forma de comprobarlo. El único que sabe cómo va es el que te está diciendo cómo va.
Mantener el control no significa desconfiar. Significa tener tu propia forma de ver el avance, para poder ayudar a tiempo cuando algo se traba.
Lo corto
El avance se mide en cosas que funcionan, no en porcentajes.
Reunión corta cada semana, siempre el mismo día, con la misma agenda.
Vos aceptás las entregas, no el proveedor. Y con criterios definidos antes.
Una sola puerta de entrada para pedidos y cambios.
Los problemas se escalan rápido. Un problema de dos semanas ya no tiene solución barata.
El porcentaje no es información
"Vamos al 70%" no se puede verificar, no se puede discutir y no ayuda a decidir nada. Es una sensación disfrazada de dato.
Cambialo por preguntas que tienen respuesta binaria:
¿Se puede registrar una venta completa hoy? Sí o no.
¿El catálogo está cargado y revisado? ¿Cuántos productos de cuántos?
¿Se probó el cierre de caja? ¿Cuadró?
¿Cuántos de los seis recorridos funcionan de punta a punta?
Una lista de diez cosas concretas, donde cada semana se marcan las que ya funcionan, dice más que cualquier porcentaje.
Una reunión corta, semanal, con la misma agenda
Media hora, el mismo día, siempre estas cinco preguntas:
¿Qué quedó funcionando esta semana? Que te lo muestren, no que te lo cuenten.
¿Qué se va a hacer la semana que viene?
¿Qué está trabado y qué necesitás hacer vos para destrabarlo?
¿Qué decisiones necesita el proveedor de tu parte?
¿Seguimos con la fecha original? Si no, ¿cuál es la nueva y por qué?
La tercera y la cuarta son las importantes. En la mayoría de los proyectos que se atrasan, buena parte del atraso es porque el proveedor estaba esperando una decisión del cliente que nadie tomó.
La aceptación es tuya, y con criterios de antes
Si el proveedor decide cuándo algo está terminado, siempre va a estar terminado.
Para cada entrega, definí antes qué significa aceptada:
Quién la prueba. Alguien de tu equipo que va a usarla, no el dueño ni el proveedor.
Con qué casos. Escritos antes, no improvisados.
Qué tiene que pasar para darla por buena.
Cuánto tiempo tenés para revisar. Es justo que haya un plazo.
Y atá los pagos a estas aceptaciones, no al calendario. Pagar por fecha es pagar por tiempo transcurrido; pagar por entrega aceptada es pagar por resultado.
Una sola puerta de entrada
Si cinco personas de tu negocio le piden cosas al proveedor directamente, pasan tres cosas: el alcance crece sin control, nadie sabe qué se pidió y el proveedor recibe instrucciones contradictorias.
Definí una persona por la que pasa todo. Los demás le hablan a ella. No es burocracia: es la única forma de que alguien tenga la foto completa.
Escalá rápido, no cuando ya no hay remedio
Los problemas de proyecto se abaratan enormemente cuando se levantan temprano. Definí una regla simple:
Si algo lleva más de una semana trabado, sube al dueño o gerente.
Si algo puede mover la fecha, se avisa el mismo día que se sabe, no cuando ya se movió.
Si hay desacuerdo sobre si algo estaba en el alcance, se resuelve esa semana, con el documento en la mano.
Ponele número: un problema detectado en la semana 2 puede costar unas horas de reconfiguración. El mismo problema detectado después del arranque, con 3,000 registros ya creados con el error, puede costar C$ 30,000.00 en corrección y días de operación irregular.
Pedí que te enseñen mientras trabajan
El control también es de conocimiento. Si al terminar el proyecto solo el proveedor sabe cómo está armado, no tenés control: tenés dependencia.
Que alguien tuyo esté presente en las configuraciones importantes.
Que la configuración quede documentada como parte de la entrega.
Que se capacite a dos personas, no a una.
Que los accesos de administrador queden a nombre del negocio.
Cómo saber si tenés el control
Podés decir qué funciona hoy sin preguntarle al proveedor.
Las entregas las aceptás vos, con criterios escritos.
Hay una sola persona por la que pasan los pedidos.
Si la fecha se movió, sabés exactamente por qué.
Alguien de tu equipo entiende cómo está configurado el sistema.
Las tres señales de que algo va mal aunque te digan que no
Las reuniones se empiezan a cancelar. Cuando hay avance, mostrarlo es agradable. Cuando no lo hay, la reunión se vuelve incómoda y aparecen los motivos para posponerla.
Te muestran presentaciones en vez del sistema. Una diapositiva del plan no es una función que ya sirve. Si hace tres semanas que no ves el sistema funcionando, ese es tu dato.
Cambió la gente sin que te avisaran. Si el técnico que conocía tu negocio ya no contesta y ahora hay alguien nuevo haciendo preguntas que ya habías respondido, el proyecto retrocedió aunque el porcentaje diga lo contrario.
Ante cualquiera de las tres, pedí una demostración en vivo del estado actual. La respuesta a esa petición te va a decir todo lo que necesitás saber.
Errores comunes
Aceptar porcentajes como avance. No se pueden verificar.
Pagar por calendario en vez de por entregas aceptadas.
Dejar que el proveedor decida qué está terminado.
Que todos le pidan cosas directamente.
Esperar a que el problema sea grande para levantar la mano.
Empezá esta semana
Convertí el porcentaje de avance en una lista de diez cosas concretas que tienen que funcionar. Pediles que marquen cuáles ya funcionan y pediles que te las muestren. Esa sola hoja te cambia la relación con el proyecto.
Podés ver cómo estructuramos nosotros el trabajo día por día en Tienda en Control: cada día tiene un entregable concreto, no un porcentaje.
