El proveedor te pide el catálogo para cargarlo al sistema nuevo. Le mandás el Excel que sacaste del sistema viejo: 4,200 productos.
Dos semanas después te avisan que hay 380 productos con el mismo nombre escrito distinto, 150 sin precio de costo, 90 con unidades que no coinciden y 60 que no se venden desde 2022.
La migración no limpia datos. Los traslada. Y los vuelve mucho más visibles y más caros de arreglar del otro lado.
Lo corto
Limpiá antes de migrar, nunca después. Del otro lado cuesta el triple.
No migrés todo. Lo que no se vende hace dos años probablemente no debería viajar.
Buscá cinco problemas: duplicados, unidades, costos faltantes, saldos que no cuadran y códigos inconsistentes.
Alguien del negocio tiene que revisarlo. El proveedor no sabe si dos productos son el mismo.
Migrá una prueba primero con 100 productos y revisala antes de mandar todo.
Por qué es el paso que más atrasa proyectos
En casi toda implementación que se atrasa, la limpieza de datos es la causa. Y siempre por la misma razón: se descubre tarde.
El problema es que los datos malos no molestan en el sistema viejo. Todos aprendieron a convivir con ellos: la encargada sabe que "Aceite 20W50" y "Aceite 20w-50 gl" son el mismo producto, y en su cabeza los suma.
El sistema nuevo no sabe eso. Y de repente ese conocimiento que vivía en una persona tiene que existir en los datos.
Los cinco problemas que siempre aparecen
Duplicados. El mismo producto cargado dos o tres veces con nombres distintos. Es el más común y el que más daño hace: parte el historial de ventas y arruina cualquier reporte.
Unidades inconsistentes. "caja", "cja", "CAJA", "cj". Para el sistema son cuatro unidades distintas.
Costos faltantes o viejos. Sin costo real no hay margen, y sin margen no hay decisiones de precio.
Saldos de clientes que no cuadran. Lo que dice el sistema contra lo que dice el cuaderno contra lo que recuerda el cliente.
Códigos inconsistentes. Espacios de más, guiones, mayúsculas. Impide encontrar el producto en el mostrador.
Decidí qué NO migrar
Esta decisión ahorra más trabajo que cualquier otra. No todo tiene que viajar al sistema nuevo.
Reglas que funcionan bien:
Productos sin movimiento en 24 meses: no migran como activos. Si quedan existencias, se cuentan y se dan de baja o se rematan.
Clientes sin compras en 24 meses y sin saldo: no migran.
Historial de ventas: migrá 12 o 24 meses, no diez años. Es lo que necesitás para pronosticar.
Documentos viejos: se guardan en un respaldo del sistema anterior, no se cargan al nuevo.
Con números: si de 4,200 productos solo 2,600 se movieron en dos años, acabás de reducir el trabajo de limpieza en 38%.
Cómo limpiar sin volverse loco
Trabajá en Excel, por partes, y en este orden:
Ordená alfabéticamente y revisá visualmente. Los duplicados aparecen solos cuando quedan uno al lado del otro.
Empezá por los que más venden. Los 300 productos principales primero: son los que van a doler si quedan mal.
Definí la regla de nombre antes de corregir. Por ejemplo: marca, descripción, medida, presentación. Siempre en ese orden.
Una sola persona decide cuando hay duda. Si tres personas limpian con criterios distintos, generás un problema nuevo.
Anotá las decisiones en una hoja aparte, para que después nadie las revierta sin saber.
Ponele número al esfuerzo: limpiar 2,600 productos a un ritmo de 100 por hora son 26 horas. Repartido en dos personas durante dos semanas, es totalmente hacible. Sin plan, se convierte en tres meses.
Los saldos de clientes son aparte
Este merece su propio momento, porque un error acá se convierte en un conflicto con un cliente.
Sacá el listado de saldos del sistema viejo y del cuaderno, si hay cuaderno.
Compará uno por uno los que tienen saldo. Los que están en cero no importan.
Los que no cuadran, hablalos con el cliente antes de migrar. Después va a parecer que el sistema nuevo se equivocó.
Congelá la fecha de corte: los saldos se migran a un día específico y desde ahí todo va al sistema nuevo.
Migrá una prueba antes de mandar todo
Nunca cargues el archivo completo de una. Hacé una prueba con 100 productos representativos: de distintas categorías, con unidades distintas, alguno con lote, alguno con costo raro.
Después revisá en el sistema nuevo:
¿Los nombres se ven bien o se cortaron?
¿Las unidades quedaron correctas?
¿Los costos y precios son los que esperabas?
¿Se puede vender uno y el inventario se descuenta bien?
Corregí el formato, y recién ahí mandá el resto.
Cómo saber si quedó bien
Cero duplicados en los 300 productos que más vendés.
Los saldos de clientes suman lo mismo que antes de migrar.
Podés buscar cualquier producto por su nombre normal y aparece a la primera.
El valor total del inventario coincide con lo que esperabas.
Ponele número a limpiar mal
La tentación de mandar el archivo tal como está es fuerte, sobre todo con el arranque encima. La cuenta ayuda a resistirla.
Si migrás con 380 duplicados sin corregir, en seis meses tenés:
Reportes de rotación inservibles. Cada producto duplicado aparece con la mitad de sus ventas, así que los reportes de qué reponer mienten.
Compras equivocadas. Si por eso pedís de menos en 20 productos que se venden bien, y cada quiebre cuesta una venta de C$ 900.00, son C$ 18,000.00 al mes.
Existencias partidas. Un código dice 0 y el otro dice 14. El vendedor no vende algo que sí hay.
Corregir esos 380 duplicados antes toma unas 4 horas. Corregirlos después, con ventas ya registradas en ambos códigos, obliga a unir historiales uno por uno.
Errores comunes
Dejar la limpieza para después del arranque. Nunca pasa: una vez operando, nadie tiene tiempo.
Migrar todo "por si acaso". Multiplicás el trabajo y arrastrás basura de años.
Que limpie solo el proveedor. No puede saber si dos productos son el mismo.
No definir la regla de nombres antes. Terminás con un desorden nuevo, distinto del viejo.
No hacer prueba parcial. Descubrís el problema de formato con 4,000 productos ya cargados.
Empezá esta semana
Sacá tu catálogo a Excel, ordenalo por nombre y revisá los primeros 200. En media hora vas a saber qué tan grande es tu problema de duplicados, que es la mejor información para planificar todo lo demás.
En Tienda en Control este trabajo está contemplado: el día 1 definimos qué información se necesita y el día 3 se carga y se revisa. Por eso el alcance dice que los cinco días empiezan cuando los datos están completos.
