La cotización dice C$ 2,500.00 al mes. Le hacés la cuenta: C$ 30,000.00 al año. Te parece razonable y firmás.
A los ocho meses ya pagaste la instalación que no venía incluida, dos usuarios extra, la impresora de tiquetes que no era compatible, una capacitación adicional porque se fue la cajera y un mes de soporte que resultó que se cobraba aparte.
El precio de lista casi nunca es el precio real. La diferencia suele estar entre 2 y 3 veces, y no porque nadie te haya mentido: porque nadie preguntó por lo que no estaba en la primera hoja.
Lo corto
Calculá a tres años, no al mes. Es el horizonte donde se ven las diferencias reales.
Sumá seis bloques: licencias, arranque, equipo, gente, soporte y crecimiento.
El tiempo de tu equipo cuenta como costo, aunque no salga de la cuenta bancaria.
Preguntá qué sube el año dos. Muchos precios de entrada son promocionales.
Calculá también el costo de salir. Si irte es imposible, el precio va a subir cuando quieran.
Los seis bloques que hay que sumar
1. Licencias y mensualidades. Por usuario o por caja, según el modelo. Preguntá si hay mínimo de usuarios y qué pasa si en temporada alta necesitás uno más por dos meses.
2. Arranque. Instalación, configuración, carga del catálogo, migración de datos, parametrización. Es donde más sorpresas aparecen.
3. Equipo. Computadora, impresora de tiquetes, lector de código, gaveta, UPS, internet de respaldo. Confirmá compatibilidad antes, no después.
4. Gente. Capacitación inicial, la del que entra el año que viene, y las horas de tu propio equipo durante la implementación.
5. Soporte y operación. Mensualidad de soporte, respaldos, actualizaciones, hosting si aplica.
6. Crecimiento. Qué cuesta agregar una sucursal, una bodega, un usuario o un módulo cuando el negocio crezca.
Un ejemplo completo a tres años
Un local de mostrador con 3 usuarios, comparando dos opciones:
Sistema A — el que parecía barato:
Mensualidad: C$ 1,800.00 × 36 = C$ 64,800.00
Instalación y carga de catálogo: C$ 25,000.00
2 usuarios extra a C$ 900.00 × 36 = C$ 64,800.00
Soporte aparte: C$ 1,500.00 × 36 = C$ 54,000.00
Equipo: C$ 18,000.00
Capacitación adicional: C$ 6,000.00
Total: C$ 232,600.00
Sistema B — el que parecía caro:
Mensualidad todo incluido: C$ 3,200.00 × 36 = C$ 115,200.00
Instalación: C$ 10,000.00
Equipo: C$ 18,000.00
Total: C$ 143,200.00
Diferencia: C$ 89,400.00 a favor del que se veía más caro. Y esa cuenta todavía no incluye el tiempo de tu equipo.
El tiempo de tu gente también cuesta
Es el costo que nadie suma y el que más varía entre proveedores.
Si la implementación te consume 150 horas de tu equipo y la hora promedio sale en C$ 120.00, son C$ 18,000.00. Un proveedor que hace el trabajo pesado y te consume 40 horas en vez de 150 te está ahorrando C$ 13,200.00 que no aparecen en ninguna cotización.
Preguntá directo: ¿cuántas horas de mi gente va a necesitar esto, y en qué momentos?
Preguntá qué sube el año dos
Los precios de entrada suelen ser promocionales. Antes de firmar:
¿La mensualidad sube al renovar? ¿Cuánto y cada cuánto?
¿Hay tope de aumento anual escrito en el contrato?
¿Qué pasa si crezco? Precio por usuario, sucursal o volumen adicional.
¿Las actualizaciones están incluidas o se cobran aparte?
¿El soporte tiene límite de tickets, horas o horario?
Calculá cuánto cuesta irte
Es la pregunta más incómoda y la que más poder te da, porque se hace antes de firmar.
¿Puedo exportar todo mi historial a Excel cuando quiera, sin costo?
¿Qué formato tiene esa exportación? Un PDF no sirve para migrar.
¿Hay penalidad por terminar antes?
Si dejo de pagar, ¿pierdo acceso a mi propia información?
Si salir es carísimo o imposible, el precio de quedarte lo pone el proveedor. Ese riesgo es parte del costo total aunque no tenga cifra.
Cómo saber si hiciste bien la cuenta
Tenés un número a tres años por cada opción, no una mensualidad.
Sabés cuánto va a costar el año dos y el año tres.
Estimaste las horas de tu equipo.
Sabés cuánto costaría cambiarte de proveedor.
Pedí la cotización desglosada, no un número
Una cotización de una sola línea es imposible de comparar. Pedila abierta por los seis bloques.
Y agregá tres preguntas que casi nunca vienen contestadas:
¿Qué pasa si necesito un usuario extra dos meses en temporada alta? ¿Se puede subir y bajar?
¿La migración de mi catálogo está incluida o se cobra por producto?
¿Cuántas horas de capacitación vienen y qué cuesta una adicional?
Si un proveedor se resiste a desglosar, esa resistencia es información: significa que el número redondo esconde algo que preferís saber antes de firmar.
Errores comunes
Comparar mensualidades. Es el número más fácil de maquillar.
Olvidar el equipo. La impresora incompatible es un clásico.
No contar el tiempo interno. Suele ser el segundo costo más grande.
Asumir que el precio se mantiene. Casi nunca se mantiene.
Elegir el más barato del año uno. Es justamente el que más sube después.
Empezá esta semana
Agarrá la cotización que tenés sobre la mesa y armá la cuenta de tres años con los seis bloques. Pedile al proveedor por escrito lo que falte. Su reacción a esa petición ya te dice bastante.
Nosotros trabajamos al revés: en Tienda en Control el alcance queda definido por escrito antes de empezar, incluyendo qué no incluye y qué se cotiza aparte. Sin sorpresas al mes ocho.
