Te mandan el contrato el viernes por la tarde y quieren empezar el lunes. Son ocho páginas, la mayoría en letra chiquita, y vos ya decidiste que este es el proveedor.
Lo firmás. Seis meses después descubrís que el soporte que creías incluido se cobra aparte, que la mensualidad sube 15% al renovar y que la funcionalidad que te prometieron "estaba fuera del alcance".
Nada de eso fue un engaño. Estaba escrito. Simplemente nadie lo leyó con las preguntas correctas en la cabeza.
Lo corto
Que el alcance diga qué NO incluye, no solo qué incluye. Ahí está el 90% de los conflictos.
Todo lo prometido de palabra va por escrito o no existe.
Fijá el aumento anual con un tope. Sin tope, lo pone el proveedor.
Escribí que los datos son tuyos y que podés exportarlos cuando querrás.
Definí cómo se sale antes de entrar. Es cuando tenés fuerza para negociarlo.
El alcance: lo que no incluye importa más
Un alcance que solo enumera lo incluido deja todo lo demás en zona gris, y la zona gris siempre se cotiza aparte.
Exigí que el documento diga explícitamente:
Qué queda fuera. Migración de histórico, desarrollos a medida, integraciones, reportes especiales.
Qué tenés que entregar vos y cuándo. Catálogo, datos del negocio, personas disponibles.
Qué pasa si vos te atrasás en entregar lo tuyo. Es justo que exista, y conviene saberlo.
Cuántas rondas de ajustes están incluidas.
Qué se considera terminado. La condición concreta que dispara el pago final.
Un buen proveedor no tiene problema en escribir lo que no hace. El que se resiste a poner los límites es el que va a discutirlos después.
Lo dicho de palabra no existe
Durante la venta se prometen cosas con toda la buena intención. El vendedor se va, cambia el equipo, y esa promesa desaparece.
Regla simple: hacé una lista de todo lo que te prometieron verbalmente y pedí que se incorpore al contrato. Especialmente:
Funcionalidades que "ya vienen en la próxima versión". Pedí fecha y qué pasa si no llega.
Capacitaciones adicionales.
Tiempos de respuesta del soporte.
Precios de usuarios o sucursales adicionales.
Ajustes menores incluidos después del arranque.
Precio: fijá el año dos y el año tres
El precio del año uno casi siempre es el bueno. Lo que hay que amarrar es lo que viene después.
Tope de aumento anual. Por ejemplo, que no suba más de cierto porcentaje al renovar.
Precio fijo de usuarios adicionales por un período definido.
Qué está incluido en el soporte: horario, tiempo de respuesta, cuántas solicitudes, si las visitas se cobran.
Si las actualizaciones vienen incluidas o se cobran.
Forma de pago: cuánto al inicio, cuánto contra entregas. Evitá pagar todo por adelantado.
Con un ejemplo: si tu mensualidad es de C$ 3,000.00 y no hay tope de aumento, un alza de 20% anual la lleva a C$ 5,184.00 en tres años. Con un tope del 8%, queda en C$ 3,779.00. La diferencia acumulada supera los C$ 40,000.00.
Datos, accesos y salida
Estas tres cláusulas son las que más se olvidan y las que más caro salen:
Propiedad de los datos. Que diga que la información es del negocio, y que podés exportarla completa, en formato usable, cuando querrás y sin costo.
Accesos. Que el usuario administrador, dominios y cuentas queden a nombre del negocio.
Terminación. Con cuánta anticipación se avisa, si hay penalidad, y qué pasa con tus datos y tus respaldos cuando el contrato termina.
Agregá también confidencialidad: el proveedor va a ver tus ventas, tus márgenes y tus clientes. Que quede escrito que no puede usarlos ni compartirlos.
Responsabilidades y qué pasa si algo sale mal
Respaldos: quién los hace, cada cuánto, dónde quedan y cuánto se puede recuperar.
Caídas del servicio: qué compromiso hay y qué pasa si no se cumple.
Seguridad: quién responde si se filtra información de tus clientes.
Personal asignado: si el proveedor cambia al equipo, que te avise.
Cómo se resuelven las diferencias antes de llegar a un abogado.
Cómo saber si el contrato está sano
Podés explicar en tres frases qué incluye y qué no.
Todo lo que te prometieron de palabra aparece escrito.
Sabés cuánto vas a pagar el año tres.
Sabés cómo salir y qué te llevás.
El proveedor aceptó las modificaciones sin incomodarse. Su reacción es información valiosa.
Tres cláusulas que casi nadie pide y siempre convienen
Continuidad si el proveedor desaparece. Qué pasa con tu sistema y tus datos si la empresa cierra o se vende. Suena remoto hasta que ocurre.
Aviso de cambio de equipo. Que te notifiquen si cambian a la persona asignada a tu cuenta, para que no te enterés cuando ya nadie sabe cómo está configurado lo tuyo.
Precio de recompra de horas. Dejá fijado cuánto cuesta una hora de soporte fuera de contrato. Sin eso, la tarifa la ponen cuando ya los necesitás.
Ninguna de las tres suele estar en el modelo, y las tres se aceptan sin problema cuando se piden antes de firmar.
Errores comunes
Firmar con prisa. La urgencia es del vendedor, no tuya.
Aceptar el modelo tal cual. Casi todos los contratos son negociables en al menos tres puntos.
No pedir el anexo de alcance. El contrato marco no dice qué te van a entregar.
Pagar todo por adelantado. Perdés la única palanca que tenés si algo se atrasa.
Dejar la salida para después. Después no se negocia; se acepta.
Empezá esta semana
Si tenés un contrato sobre la mesa, buscá tres cosas antes de firmar: qué dice que NO incluye, cuánto puede subir el precio al renovar y qué pasa con tus datos si te vas. Si alguna de las tres no aparece, ahí está tu conversación pendiente.
En Cadelink el alcance se define por escrito antes de empezar, incluyendo qué queda fuera y qué se cotiza aparte. Podés ver cómo lo planteamos en Tienda en Control.
